Хороший офис-менеджер -- это заместитель руководителя, который выполняет большую часть тяжелой черновой работы. Его присутствие обычно незаметно. Отсутствие же сказывается на продуктивности целого коллектива. Неудивительно, что специалисты офисного администрирования весьма востребованы на рынке труда. Высокий спрос на представителей данной категории персонала объясняется несколькими причинами. Во-первых, это необходимость присутствия такого сотрудника в каждой компании, и во-вторых, его невысокая зарплата. И если с первым не поспоришь, то второе -- вопрос неоднозначный. Ведь хороший офис-менеджер может дорасти до статуса "правой руки" босса и получать больше, чем главбух.

Что за птица -- секретарь?

"Изучение вакансий с различными названиями -- офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, администратор офиса -- показало, что, по мнению большинства работодателей, специалисты на всех этих позициях выполняют почти одинаковые функции", -- говорит менеджер по маркетингу и PR cайта по поиску работы и персонала headhunter.com.ua Татьяна Топчий.
Получается, что одни руководители, приглашая в штат офис-менеджера, фактически возлагают на него обязанности секретаря на ресепшн или делопроизводителя. Другие могут предложить совмещать обязанности менеджера по персоналу (проводить собеседования с кандидатами на вакансии, решать конфликты внутри коллектива) и PR-менеджера (оформлять заказы на изготовление сувенирной продукции, размещать рекламу в СМИ). "Очень часто работодатели ищут специалистов универсальных, способных выполнять обязанности всех перечисленных работников, поэтому надо быть готовым к совмещению должностей", -- делится опытом офис-менеджер торгового дома "Акцепт" Анна Гордеева.
Секретарь-референт с 15-летним стажем работы Валентина Силенко считает свою работу визитной карточкой офиса: "Одна из миссий секретаря как раз и заключается в том, чтобы создавать комфортную атмосферу и руководителю, и всему коллективу. За много лет работы с руководителями различного ранга я практически не встречала сотрудников, которые бы с радостью шли к шефу в кабинет. Как правило, идут с опаской, интересуясь у меня настроением начальника. Тут важно и подбодрить, и соблюсти субординацию, не говоря лишнего".

Чай, кофе, потанцуем

Первой ступенью карьеры в административной сфере является позиция секретаря на ресепшн. В его обязанности входит прием и распределение входящих телефонных звонков, отправка и получение факсов, прием посетителей компании. В некоторых конторах он также заказывает канцтовары, координирует работу курьеров, водителей и так далее. На это место могут принимать не имеющих опыта работы -- выпускников вузов и студентов старших курсов. Минимальная зарплата, предлагаемая секретарям на ресепшн без знания английского языка -- $100--150.
Следующий этап -- должность ассистента отдела (team assistant). Здесь основными обязанностями являются обеспечение административной поддержки деятельности отдела, ведение внутреннего документооборота, письменные и устные переводы, деловая переписка. В различных компаниях должность сотрудника, выполняющего подобные обязанности, может называться по-разному: секретарь отдела, секретарь-переводчик, секретарь-референт Этот специалист чаще всего подчиняется одному руководителю, от ассистента руководителя отличается тем, что не занимается планированием его рабочего дня. Team assistant с опытом работы и знанием иностранного языка может рассчитывать на сумму от $300 до $800 в месяц.
Обеспечением жизнедеятельности офиса занимается офис-менеджер. Такие сотрудники при знании иностранного языка зарабатывают от $500 до $1200.
"Цель офис-менеджера -- обеспечение бесперебойной работы предприятия, отделов и команд, -- говорит руководитель Ассоциации секретарей и офис-менеджеров Ирина Иванченко. -- Нужно четко определять потребности офиса, иметь хозяйственную жилку, чтобы в этом живом и цельном организме четко работали все системы". В обязанности офис-менеджера, по словам Ирины, входит прием заявок от отделов на закупку техники, мебели, канцелярии, расходных материалов и хозтоваров, организация потока входящей корреспонденции, переговоры с поставщиками, контроль над выполнением заказов, решение конфликтных ситуаций, контроль над работой технических сотрудников, определение необходимости ремонтных работ и так далее.
Но это еще не все. Довольно часто на офис-менеджера возлагаются также функции инвентаризации и организации внутренней отчетности и даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии. В компаниях численностью до 50 человек распространенной практикой нынче является ведение офис-менеджером кадровой документации (трудовые книжки, личные дела, приказы по кадрам).
Высшей ступенью секретарской карьеры является позиция ассистента руководителя (personal assistant) -- доверенное лицо шефа. Кандидату на эту должность необходимо владеть теми же навыками, что и офис-менеджеру, но еще и иметь высшее образование, знать иностранный язык, азы бухучета и психологии, уметь работать с базами данных.
В обязанности личного помощника входит планирование рабочего дня руководителя, ведение делопроизводства, деловая переписка, визовая поддержка руководителя, контроль над исполнением его распоряжений. Часто помощник выступает в качестве синхронного переводчика на переговорах. В некоторых компаниях на персональных ассистентов опять-таки ложится часть функций менеджера по персоналу и PR-менеджера. Соответственно, здесь высоко ценится умение находить контакт с руководителем, самостоятельность, социальная зрелость. Поэтому сегодня многие компании поднимают планку возрастного ценза для личных помощников до 35--40 лет. Ассистенты руководителей с опытом работы от 3 лет и свободным владением несколькими иностранными языками рассматривают предложения с зарплатой $800--1500. Но количество таких высококвалифицированных специалистов на рынке труда крайне ограничено.

"Лицо фирмы" не дорого

В январе заработная плата офис-менеджеров составляла в среднем $350, сейчас ее средний показатель вырос на 15% до -- $400. А до конца текущего года эксперты прогнозируют увеличение зарплаты еще на 10--15%.
"Уровень оплаты офис-менеджера зависит от уровня компании-работодателя, а также от личных и профессиональных качеств сотрудника", -- отмечает маркетолог компании "Работа Интернешнл" (портал www.rabota.ua) Виктор Закотий. К примеру, для работы в западной компании необходимо знание иностранного языка. У специалистов, свободно владеющих иностранным языком, имеются серьезные преимущества: во-первых гораздо шире выбор вакансий и компаний, во-вторых, выше зарплата -- в среднем на $200--400 в зависимости от позиции.
При этом Ирина Иванченко считает, что в карьере офис-менеджер может продвинуться в любом направлении: маркетинг, логистика, продажи. "По роду своей деятельности он находится в центральной точке всех внутренних коммуникаций компании, чувствует специфику каждого отдела, каждого направления и понимает, куда ему лучше расти", -- уверена г-жа Иванченко. "Офис-менеджерами работает много студентов последних курсов, таким образом они получают первый опыт работы. Как правило, эта позиция не предполагает больших карьерных взлетов, но офис-менеджер вполне может выбиться в менеджеры по продажам или маркетологи", -- поддерживает это мнение Виктор Закотий. Наталия Суржак за полтора года работы в компании "Работа Интернешнл" продвинулась по карьерной лестнице с должности офис-менеджера до лидера группы продаж.
Есть и более радужные перспективы. Например, ассистент руководителя в крупной компании может вырасти до руководителя секретариата, исполнительного директора или заместителя директора по административным вопросам. В частности, нынешний руководитель общего отдела компании "МКС" Наталья Зеленина начинала работу с должности секретаря-референта. Конечно же, у тех, кто прошел путь от секретаря или офис-менеджера до исполнительного директора или замдиректора, зарплаты исчисляются не сотнями, а в тысячами долларов. Такому "спецу" может позавидовать любой главбух или директор по юридическим вопросам.

Быть или не быть?

«За» и «против» работы секретаря и офис-менеджера

Сколько предлагают?

Уровень зарплат, предлагаемых работодателями в первом полугодии 2007 года, $/мес.

По данным сайта headhunter.com.ua.

Любимый размер
Возраст кандидатов на должность "секретарь, офис-менеджер":
До 20 лет -- 1%
20--25 лет -- 46%
26--30 лет -- 32%
31--35 лет -- 11%
36--40 лет -- 5%
41--45 лет -- 3%
46--50 лет -- 1%
Старше 50 -- 1%
По данным сайта headhunter.com.ua.

Где еще почитать
об офис менеджерах:
www.secretariat.com.ua
www.pro-robotu.com.ua
www.vacansia.ru
www.zrpress.ru